Tags

,

W tym tygodniu o miejscach, gdzie można zorganizować eventy. Sa dwa typy venue. Pierwszy, to miejsca z jasnym przeznaczeniem na organizację eventu, miejsca dedykowane. Są to hotele, miejsca kongresowe… Można tam znaleźć odpowiednio wyposażone (projektor, system naglośnieniowy tp.) pomieszczenia do konferencji, bankietu, spotkań biznesowych. Często w hotelach lub miejscach kongresowych pracują specjalistyczni technicy, których można zaangażować w organizację eventu.

Do tego typu venues należą także stadiony, wielkie wystawy, domy weselne…

Oto największe zalety venues pierwszego typu:

  • doświdczenie wynikające z organizacji  podobnych eventów
  • doświadczenie obsługi i kierownictwa
  • miejscowa obsługa techniczna
  • miejscowy catering

Druga kategoria to miejsca nietypowe, czyli takie, gdzie normalnie nie organizuje się eventów. Są jednak wybierane przez eventowców, ponieważ przyciągają nietypowym stylem, architekturą i lokalizacją.

Organizowałem eventy we wszystkich typach venues: od zrujnowanych budynków do Royal Albert Hall i najlepszych hoteli w Londynie. Jeśli wybieraliśmy nietypowe venue, to prawie zawsze podnosiło to koszty eventu. Dzieję się tak, ponieważ eventowiec potrzebuje zaangażować większą liczbę ludzi, więcej wyposażenia, a nawet doprowadzenie podstawowyh mediów: prąd, woda…

Do tego typu zalicza się także “green-field sites” czyli parki, otwarte przestrzenie, (takie jak np. Pola Mokotowskie), oraz pofabryczne budynki itp.

Najważniejszym zadaniem eventowca jest minimalizowanie ryzyka. Dlatego dużo prościej jest zorganizować event w venue, które do tego jest przeznaczone, niż w venue nietypowym. Ale klienci najchętniej wybierają te drugie “broniąc się” przed konkurencją. Wszyscy szukają bardziej ekscytujących, niezwyczajnych  miejsc. W Londynie istnieje pewnego rodzaju fobia przed eventami w hotelach, które jako venue są nudne.

Nietypowe miejsca eventowe mają zatem swoje kalendarze wypełnione, a galerie, muzea, ogrody, a nawet budynki rządowe są “okupowane” przez eventowców.

Jutro napiszę o tym, jak wybierać venues.

This week, I will blog about venues: the places where events happen.

There are two types of venues for events: Dedicated venues, and Unusual venues.

Dedicated venues are specialist places for hosting events, such as hotels and conference centres. These venues have conference rooms, banqueting rooms and meeting rooms. They will have in-house technical facilities, such as screens and sound systems. Often, the hotel or conference centre will have their own sound technicians, conference managers and banqueting managers for clients to use.

Other dedicated venues could be sports arenas, exhibition halls and wedding venues, such as restaurants, palaces and country house hotels.

These are the main advantages of using a dedicated venue:

  • Experience of the venue in hosting similar events
  • Experience of the staff and management
  • In-house technical facilities
  • In-house technical staff
  • In-house catering
  • Lower event costs, because less needs to be brought in to the venue

Unusual venues can be any type or style of venue, but are defined as places that would not usually host events. Therefore, these venues are chosen for reasons other than their experience in hosting events. These venues may be chosen for their unusual style, unique architecture, high profile or reputation, location (sometimes this would be the only venue in the locality), and suitability for the event’s objectives and reason for happening.

I have managed events in all types of venues – from ruined buildings, to royal parks, to the best hotels in London and even the Royal Albert Hall. Almost always, the costs of the event are higher when it is placed in an unusual venue. This is because a specialist event manager is required and a bigger support team.

Also, more equipment will need to be brought in, such as sound equipment, lighting, decoration, catering and maybe electricity and water.

Unusual venues include ‘green-field sites’. A park or open space is a green-field site, obviously. But, in the event industry, a disused building or factory warehouse would also be called a green-field site because it will require everything to be brought into the venue – just as much that is needed in an open field.

The job of the event organiser is to minimise risk. So, it is less risky, cheaper and simpler to place an event into a dedicated venue. However, clients are always looking to outdo their competitors, not copy their events in the same venues. Everyone seems to be looking for more exciting events to happen in more exciting venues.

In London, there is almost a ‘fear’ of using hotels for events. Hotels are considered as boring and unexciting. This is why unusual venues, such as art galleries, museums, zoos, rooftop gardens, and government offices are in increasing demand for great events.

Tomorrow, I will post about Choosing Event Venues.

Advertisements