Tags

Dzisiaj o tym, jak wybrać venue.

Najważniejszą sprawą przy wyborze miejsca na event jest lokalizacja. To ona dyktuje eventowcowi jakie venues ma do dyspozycji. Menedżer dobrze działający w swoim regionie, będzie miał szerokie rozeznanie, które z miejsc jest dostępne. Wiąże się to ze zdobywaniem przez niego doświadczenia, np. poprzez uczestnictwo w życiu kulturalnym “swojego” regionu. W innym wypadku wybór zostanie dokonany na podstawie reputacji miejsca.  Nie należy jednak rezygnować z tradycyjnej metody wyszukiwania, czy osobistych odwiedzinach.

Nie powinno się  też ograniczać do typowych miejsc takich jak: hotele, czy miejsca konferencyjne, ale szukać miejsc nietypowych:  galerie, muzea, budynki użyteczności publiczej. Niektóre z nich mogą mieć doświadczenie w eventach. Często korzystam z okazji i wchodzę do budynków, które wydają się ciekawe po kątem miejsca na event.

Kolejnym, ważnym kryterium wyboru miejsca na event jest koszt. Trudno zbudować budżet eventowy bez wiedzy o kosztach wynajęcia miejsca. Organizator koniecznie musi wiedzieć, co zawiera się w cenie, jakie wyposażenie, jakie media itd.

Innym kryterium jest styl budynku. Wiejski dom będzie pasował na wesele, a nowoczesny budynek na premierę nowego produktu. Oczywiście, duże znaczenie ma wielkość miejsca. Konferencja dla 100 osób wymaga miejsca, które pomieści taką liczbę, ale należy też pamiętać o tym, że venue nie może być za duże. W miejscu które przeznaczone jest dla 500 osób, nie powinno się organizować eventu dla 100 gości. Wielkość powinna być optymalna, dopasowana,  żeby ludzie “nie znikali” w dużej przestrzeni. Nie ma nic gorszego od widoku venue  zapełnionego do połowy. Odnosi się wtedy wrażenie, jakby goście nie przyszli, a to niszczy atmosferę. Tłok zawsze sprzyja budowaniu dobrego klimatu eventu i pwowduje, że uczestnicy czują się  bardziej wyróżnieni.

Jutro o tym, jaką rolę pełni venue.

On the second day of this week of Event Venues, today we look at choosing a venue for an event.

Mostly, the location of the event dictates the availability of venues. If the event organiser knows the area, they will probably have a good idea of what venues are available. This ‘local knowledge’ is usually based on the personal experience of having been at a certain venue, or attending an event that took place there. Otherwise, the venue will be known by its reputation – recommendations, referrals or word-of-mouth.

If the event is taking place in a location that is unfamiliar to the event organiser, the venue search will probably begin online. There are venue directories, but also town guides and tourist guides that may provide the starting point.

Other than that, it is a matter of getting out there and doing the footwork. The event organiser will need to go to the location and see what is available. But, the approach should not be so rigid as to only looking at hotels, conference centres or other usual event venues. There are public buildings, libraries, art galleries and museums – many of which will have experience of hosting events. Sometimes, I have scheduled a visit to a venue to see if it would suit my event, but have walked past other interesting buildings on the way. I will always pop inside and check to see if I can use them – if not on this occasion, then on another: it is research.

The second criteria for the choice of venue, is cost. It is difficult to build the event budget without knowing which venue to use, because the venue fees will be a major factor. Also, the event organiser needs to know what the venue is providing, such as technical equipment, lighting and staff. All these factors impact the budget. How much the venue costs and what it provides will determine which venues can be afforded within the event budget. It is the process of elimination.

Then, it comes to style, decor and appropriateness of the venue. Does it suit the style and purpose of the event? For instance, country houses suit weddings, but buildings of modern architectural interest suit the launches of new products.

Finally, there is size. Clearly, the event organiser will be searching for venues that are large enough for the number of people attending the event. A conference for 100 people must allow seating for 100 people. This will naturally eliminate some venues from being considered. However, it is worth remembering that venues can also be too large – especially with less formal events, such as parties and fashion shows. It annoys me when I attend an event for 100 people and it is in a space that is large enough for 500 people. A good event organiser will ensure the size of space is optimum, so that it looks as if the event is well attended. There is nothing worse than a half empty venue, which looks as though nobody bothered to turn up. It ruins the atmosphere of the occasion. Besides, it is fun to squeeze through the crowd – it adds to the guests’ event experience. And, it makes each guest feel extra special to have been invited to such a busy event.

Advertisements