Tags

, , ,

Dzisiaj o oglądaniu venue.

Jak już wybiorę miejsce do eventu, to zawsze przeprowadzam rekonesans. Powód jest prosty. O tym venue muszę wiedzieć wszystko.

W rekonesansie trzymam się pewnej zasady, którą nazwałem “regułą 12-tej godziny”.  Polega ona na tym, że zawsze zapowiadam swoją wizytę przed południem, żeby zobaczyć venue w “najgorszym” momencie, podczas sprzątania. Jeżeli jest to klub nocny, to przed południem jest największa gorączka sprzątania. Warto wtedy przyjrzeć się wszystkiemu, co jest pootwierane, odkryte i odsłonięte. Jeżeli venue jest w dobrej kondycji, to świadczy, że jest dobrze zarządzane. Na taki rekonesans nigdy nie biorę ze sobą klienta. Warto, żeby widział miejsce od najlepszej strony.

Po stwierdzeniu, czy venue mi odpowiada, przystępuje do negocjacji cenowej. Niektóre miejsca (w szczególności  hotele) udostępniają  swoje wyposażenie techniczne, a nawet pracowników. Ceną jaką proponują może być więc całościowa lub rozbita na poszczególne elementy.  Są jednak też i takie miejsca, które przedstawiają cenę tylko  za wynajem, a za wszystko inne należy zapłacić ekstra. Takie sprawy powinny być wcześnie  zauważone i przedyskutowane. Czasami właściciele venue będą chcieli zapłatę za coś, co nie będzie używane podczas eventu. W The Grosvenor House Hotel w London’s Park Lane aby zorganizować event należy usunąć gigantyczne, kryształowe żyrandole, które zasłaniają widok. Menadżer tego venue za każdym razem zarabia na demontażu, co istotnie wpływa na budżet eventu

Spotkanie, podczas którego swobodnie można omówić szczegóły wynajmu lokalu, ma również inny cel: pokazuje mi profesjonalny wizerunek menedżera. Wtedy oceniam go, czy przygotował się na spotkanie ze mną. To pomaga w budowaniu dobrej relacji.

Zanim przedstawię venue klientowi, to zawsze wracam na ponowny rekonesans. Sprawdzam wtedy, jak można dotrzeć do miejsca,  Sprawdzam, czy wszystkie tematy zostały już poruszone, żeby nie robić tego przy kliencie. Upewniam się, czy podczas prezentacji venue klient będzie mógł obejrzeć bazę techniczną potrzebną do eventu. Ważne jest by, mieć dobre  relacje z menedżerem miejsca, bo wtedy spotkanie z klientem jest milsze. Oprócz tego jeszcze przed spotkaniem z klientem muszę być pewny, że wybrane przeze mnie venue jest odpowiednie do planowanego eventu. Wolę się tego dowiedzieć sam, przed spotkaniem, niż przy kliencie.

Na zdjęciu jedno z warszawskich venue w niedzielny poranek.

Continuing our week on Event Venues, today’s subject is Viewing a Venue.

Once I have identified a venue that may suit my event, it is always necessary to go there for a show-round, or venue ‘reccie’ (reconnaissance). The purpose of this first site visit is to find out everything about the venue.

When viewing venues, I use what I call the ‘12 o’clock rule.’ This is where I will purposely book the visit for before 12 o’clock. That’s because many venues are still clearing-up from the night before and I will see the place in its worst state, without it being presented all glossy and with everything covered and hidden. If a venue looks good before midday, it is a sign of good venue management. But, I never risk this if a client is viewing with me. That’s the other side of the 12 o’clock rule – I never take a client to see a venue before 12 o’clock. When I am proposing a venue to a client, I want them to see the best of everything, not the worst, and I do want it to be all glossy!

Other than seeing if the venue suits the event, I also need to find out the costs of hire and what is included in the hire fee. Some venues – especially hotels – will provide everything they have on site, such as technical equipment, furniture and even waiters. These may be included, or they could be extra costs. Other venues will buy everything in and pass the charges onto the client, or they will expect the client to bring everything with them. All this has to be identified at the site visit.

Sometimes, a venue will also charge for what is not used. The Grosvenor House Hotel on London’s Park Lane charges for the removal of each of their gigantic crystal chandeliers. The problem is, they are so huge, they block the view of the stage. I also know a restaurant that charges for the removal of tables and chairs. All these charges and extras impact the event budget.

The other side of the venue reccie is how well the venue conducts the show-round. This is my first chance to see how professional is the venue. I will be looking for how prepared they are for my visit and how clean the venue is.

I will always try to visit a venue at least once, before I even take the client to see it. This is so that I know the way there and how to get in to the place. Maybe, I will need to discuss costs with the venue manager, too, and this is necessary to do without the client being there. And, if there is anything I don’t like about the presentation of the venue, the manager and I can correct it before the client visits. Also, I want to familiarise myself with the venue manager, so that when we meet again in front of the client, we already have a started relationship. Finally, if the venue is not suitable, I would rather find this out myself, before I am there with the client standing beside me.

This is one venue in Warsaw that I went to see on a Sunday morning!

Advertisements