Tags

, , , , ,

Maraton w Nowym Jorku jest największy na świecie. W tym roku został odwołany w ostatniej chwili z powodu dewastacji wywołanych przez huragan Sandy. Ta sytuacja nasuwa pytanie o to, czy, jak i kiedy odwołać event.

Podstawową i niepisaną zasadą w zarządzaniu eventami jest to, że jeżeli musisz odwołać event powinieneś zrobić to odpowiednio wcześnie. Odwołanie eventu przez mera Nowego Jorku w ostatniej chwili było więc błędem. Przecież uczestnicy maratonu przybywali z całego świata!

Informacja o zbliżającym się huraganie była ogólnie dostępna, także dla mera. Bardzo możliwe, że p. M.Bloomberg chciał w ten sposób odwrócić uwagę ludzi od tragedii i dlatego do ostatniej chwili zwlekał z decyzją. Ale zniszczenia były za duże i nie mogły  zrównoważyć  skutków huraganu.

Event można odwołać z wielu powodów: za małe zainteresowanie, zła pogoda, problemy z venue, z bezpieczeństwem, choroba, śmereć… Niezależnie od tego jakiego formatu jest event, musi być gotowy plan odwołania. A w planie konieczne jest wskazanie  ostatecznego terminu decyzji, czy event ma się odbyć, czy nie. Nazywa się to “zarządzanie kryzysem”. Jest ono istotną częścią procesu planowania i musi być ujęte z hazard analysis.

Gdyby taki plan istniał maraton zostałby odwołany w odpowiednim czasie. Nie rozumiem  więc dlaczego tego typu zarządzanie nie miało miejsca przed huraganem w Nowym Jorku, zwłaszcza, że organizatorzy każą nam wierzyć, że jest to największy maraton na świecie.

CANCELLING EVENTS

The New York Marathon – which they tell us is the largest city marathon in the world – was cancelled after Superstorm Sandy caused its devastation. It raises the question about cancelling events.

There is an unwritten rule in event management: that if you have to cancel an event, you must cancel it early.

People need to know that the event isn’t happening, that’s the point.

So, the mayor of New York made a management error because his decision to cancel the marathon came too late. By the time the announcement was made, people had already arrived from all over the world to run in the event. I understand the mayor may not have wanted to disappoint runners who had been training all year, but – really – everybody knew it was ridiculous to try and keep the event going; and the mayor should have known this.

Perhaps the mayor wanted to keep people busy and take the focus away from the storm. But, the Superstorm was too large to attempt to divert people’s attention to a city run. He should have known this, too.

There are many reasons for cancelling events: not enough people interested; bad weather; issues with the venue; safety issues; illness or death of a speaker or performer… But, whatever the event – large or small – there must always be cancellation plans in place. And, the plans should include a pre-determined date when the decision to cancel should be taken. This is called ‘crisis management’. It is part of the event planning process and should be carried out with the hazard analysis. If weather was factored into the hazard analysis of the New York marathon, the event would have been cancelled in good time. I cannot think why this type of management didn’t swing into action before the storm hit New York. After all, it is the largest marathon in the world. It makes me wonder who is ‘running’ the New York marathon!

Advertisements