Tags

, ,

flagaPLDla mnie bardzo ważną informacją jest to, ilu gości przywitam na “swoim” evencie. Nie rozumiem eventowców, którzy takiej podstawowej wiedzy nie mają, a tak, niestety, zdarza się często. Zazwyczaj, podczas ogólnie dotępnych eventów np. festiwali plenerowych, koncertów… organizatorzy nie wiedzą, czy przybędzie 50 osób, czy 5 tyś.

Są instrumenty, które umożliwiają liczenie frekwencji. Organizujac event prywatny zazwyczaj wysyłamy zaproszenia. Prosząc o RSVP jestem w stanie ocenić chętnych do przybycia gości. Ale takie zaproszenie również może być okazją do rozpoczęcia np. gry przez załączenie szczęśliwego numeru loterii itd.

Jeśli chodzi o publiczne eventy, to w łatwy sposób można poinformować uczestników, że potrzebują biletów wstępu, nawet jeśli są darmowe. W każdej społeczności jest to akceptowane. Informacja o liczbie gości jest konieczna, aby event się udał. Przecież catering, ochrona wszystkie swoje działania opiera właśnie na liczbie gości.
Bardzo ważnym czynnikiem jest niedopuszczenie do przeładowania venue. Zapraszając niekontrolowaną licznę gości narażamy się na ewentualne kary.

flagaENGGUESS WHO
For me, it is essential to know how many guests are going to attend my events. So, I never understand it when event organisers don’t know this basic and important statistic. It happens surprisingly often.

Usually, it is at public events, such as park festivals and open-air concerts, where the organisers don’t know whether 50 people will turn up, or 5,000. This is when overcrowding occurs, or there aren’t enough seats and the organisers are rushing to put out more chairs. Or, if the turnout is poor, the event should never have gone ahead.
There are a range of mechanics that allow the event organiser to know how many people will attend.

For private events it is always necessary to send out invitations and get people to RSVP to confirm their attendance. The invitations should let people know that they have to reply to receive a lucky number for a competition. Or, that they will need a ‘confirmation ticket’ after they confirm they will be attending.

For public events it is easy to tell people they will need tickets to enter the event. Even if the tickets are free, it is still acceptable for people to need a ticket to enter the venue.
Knowing how many people to expect is necessary for catering numbers; security arrangements; seating; and to manage the crowds. Guests must always be counted into the venue so that it can be proven to the authorities that the venue is not over its legal capacity.

imgres

Advertisements